Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement ?

Les données personnelles des utilisateurs du site vitemonpasseport.com et des services associés sont traitées par :

HELLOSPOT

• Forme : SASU au capital variable de 30 000 €
• RCS : Rennes 798 825 170 00037
• Siège social : 90 B rue de Fougères, 35700 Rennes, France
• Contact : contact@rdv360.com

Important (prise de rendez-vous en mairie) : lorsque vous utilisez un widget de prise de rendez-vous pour une démarche (passeport, CNI) proposé par une mairie ou une autre institution publique, cette institution est en principe le responsable du traitement des données collectées pour gérer votre demande et votre rendez-vous (exécution du service public, gestion du planning, confirmations et rappels). HELLOSPOT intervient alors en tant que prestataire technique (sous-traitant) permettant la réservation et la transmission des informations vers le système d'information de l'institution.

Dans certains cas, une institution peut activer un paramétrage demandant la création d'un compte ou la saisie d'informations complémentaires : ce paramétrage dépend de l'institution et peut évoluer.

2. À qui s'adresse cette politique ?

Cette politique s'applique :

• aux utilisateurs particuliers qui consultent vitemonpasseport.com pour trouver des délais et, le cas échéant, utilisent un widget de prise de rendez-vous
• aux professionnels / institutions publiques (ex. mairies) qui souhaitent revendiquer leur page, demander une mise à jour de leurs informations, ou s'informer sur les services HelloSpot

3. Quelles données collectons-nous ?

Selon les fonctionnalités utilisées, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes.

A. Données "particulier" (selon paramétrage des institutions)

• Données saisies dans les widgets de prise de rendez-vous (ex. nom, prénom, coordonnées, motif de rendez-vous, informations nécessaires à la gestion du rendez-vous)
• Informations liées au rendez-vous (date, horaire, statut)

Ces données sont collectées pour le compte de l'institution concernée et intégrées à son système. HelloSpot n'est pas le responsable du traitement, et ne saurait être tenu pour responsable en cas de manquement de l'établissement RGPD.

B. Données "professionnel / institution" (prospection et gestion des demandes)

Lorsque une institution souhaite revendiquer sa page ou être contactée, nous pouvons collecter :

• Nom
• Prénom
• Établissement
• Téléphone professionnel
• E-mail professionnel
• Fonction de la personne dans l'établissement public

C. Données techniques

• Données de navigation et journaux techniques (ex. adresse IP, logs) nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à la prévention de la fraude

4. Finalités des traitements

Les données personnelles collectées ont pour objectifs de permettre la mise à disposition des services de vitemonpasseport.com, leur amélioration et le maintien d'un environnement sécurisé.

Elles peuvent notamment être utilisées pour :

• permettre la consultation d'informations de délais et de disponibilités, lorsque ces informations sont publiées ou mises à jour
• permettre la prise de rendez-vous auprès d'une institution publique, lorsque celle-ci propose un widget de réservation
• transmettre les informations de rendez-vous et de contact vers l'institution concernée, afin qu'elle traite la demande dans son propre système
• traiter les demandes des institutions qui souhaitent revendiquer leur page, mettre à jour leurs informations, ou devenir cliente HelloSpot
• assurer la sécurité, la prévention de la fraude et l'amélioration du service

Communications : les confirmations et rappels liés aux rendez-vous sont, selon les cas, envoyés par l'institution (ou selon son paramétrage). HELLOSPOT n'utilise pas les coordonnées des particuliers pour envoyer des communications commerciales.

5. Bases légales (RGPD)

Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsque nous disposons d'une base légale valable.

• Demandes des institutions (revendication, contact, information commerciale) : nécessaires à des mesures précontractuelles et/ou à notre intérêt légitime (répondre aux demandes entrantes, assurer le suivi des prospects).
• Sécurité du service, prévention de la fraude, maintien en conditions opérationnelles : intérêt légitime.
• Cookies et autres traceurs non strictement nécessaires (le cas échéant) : consentement.

Pour les données collectées via un widget pour la gestion d'un rendez-vous en mairie, la base légale principale relève de l'institution responsable du traitement (ex. mission d'intérêt public, obligation légale, ou autre base selon son contexte).

6. Partage des données et destinataires

Les données personnelles peuvent être partagées avec des tiers dans les cas suivants :

• avec l'institution publique concernée, lorsque vous utilisez un widget de prise de rendez-vous, afin qu'elle puisse gérer la demande et le rendez-vous
• lorsque la loi l'exige (autorités compétentes)
• lorsque nous faisons appel à des prestataires pour l'hébergement, le développement, la maintenance, la sécurité ou d'autres raisons techniques
• en cas d'opération de fusion, acquisition, cession d'actifs ou procédure de redressement judiciaire, sous réserve des obligations d'information applicables

7. Durées de conservation

Nous conservons les données le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, puis nous les supprimons ou les anonymisons, sauf obligations légales contraires.

Pour les demandes "revendication / contact" des institutions : conservation pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et au suivi commercial, puis archivage ou suppression selon nos obligations et pratiques internes.

Des copies peuvent subsister sur nos supports de sauvegarde pendant une durée maximale de 5 semaines (durée de rétention des sauvegardes), avant suppression automatique.

8. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

Internet n'étant pas un environnement totalement sécurisé, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue des transmissions. Nous mettons toutefois en place des protections adaptées.

9. Vos droits

Vous disposez de droits sur vos données, notamment :

• droit d'accès
• droit de rectification
• droit d'effacement, dans les limites prévues par la réglementation
• droit d'opposition
• droit à la limitation
• droit à la portabilité lorsque applicable

Vous pouvez nous demander l'exercice de vos droits en écrivant à : contact@rdv360.com.

La suppression des données est réalisée dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception de la demande, lorsque la demande est recevable.

Important : lorsque vous utilisez un widget de prise de rendez-vous auprès d'une institution, l'institution peut conserver une copie de certaines données dans son propre système et pour ses propres finalités. Pour exercer vos droits sur les données traitées par l'institution, vous devez adresser votre demande directement à l'institution concernée (ex. la mairie), qui agit en tant que responsable de traitement.

10. Cookies

Nous pouvons utiliser des cookies techniques nécessaires au bon fonctionnement du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer les cookies, sachant que cela peut dégrader certaines fonctionnalités.

11. Contact et réclamation

Pour toute question : contact@rdv360.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/